Découvrez les coulisses de la saison hivernale à Coutances Tourisme : Rythme de travail, objectifs, projets, préparation, …

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L’automne puis progressivement l’hiver s’est installé sur notre région, à l’office de tourisme la saison estivale est très intense de par la fréquentation dans les 6 bureaux de notre territoire. Mais une fois l’effervescence de la grande affluence estivale passée de nombreux autres projets et missions se mettent en place. Loin d’être une saison de tout repos, elle repose plus profondément sur du travail administratif et de préparation de la saison suivante, tout en conseillant au mieux les touristes de l’arrière saison qui sont chaque année plus nombreux !

Pôle par pôle nous vous expliquons nos missions (liste non exhaustive). Les compétences étant mutualisées, plusieurs personnes peuvent intervenir dans plusieurs pôles et ainsi travailler aux objectifs de diverses missions.

Dans le pôle accueil : On fait le bilan et on s’organise en poursuivant les missions !

L’après-saison est le moment privilégié pour tirer les enseignements des mois intenses qui viennent de s’achever. On réunit tous les membres de ce pôle (conseillères en séjour, responsables accueil, responsable qualité, etc) pour analyser les statistiques estivales :

  • Bilan de fréquentation (origine, demandes, quantités)
  • Analyse des baisses et des augmentations (en fonction de la provenance, des dates et créneaux horaires)
  • Point de vue sur la saison passée
  • Recueil des perles de nos touristes
  • Demandes les plus reçues pour affiner les services rendus au guichet
  • Bilan concernant l’utilisation de nos brochures pour les adapter, etc.

Tout ceci dans le but d’affiner notre stratégie d’accueil pour offrir des services de qualité au plus prés des demandes des touristes.

Vient ensuite le temps du grand ménage des bureaux : Retrait des brochures périmées, réaménagement des accueils si besoin (mobilier, changement d’aménagement, etc), comptage des stocks des diverses brochures dans les réserves, etc.

L’équipe accueil mène en parallèle l’accueil au quotidien même en basse saison car les bureaux restent ouverts toute l’année et traitent également leurs dossiers de fond. (Statistiques, courriers, gestion des stocks, relationnel prestataire, …)

Dans le pôle communication / Presse / Événementiel : c’est le grand rush

Très intense les mois d’hiver dans le pôle communication nécessitent beaucoup de temps et d’investissement. En association avec des membres du pôle accueil, le travail sur les éditions de l’année suivante commence. Magazine touristique en Français, magazine touristique en langues étrangères et carnet d’adresses nécessitent un travail extrêmement intense : Devis, choix des graphistes et imprimeurs, rédaction des contenus, choix des photos, etc.

Une consultation de tous les prestataires présents dans le guide est ensuite lancée pour récolter les informations de l’année suivante : tarifs, horaires, modifications de coordonnées, changement des photos, des périodes d’ouverture et tant d’autres petits éléments en quantité industrielle que nous collectons.

Pour le magazine touristique la rédaction est réalisée au sein du pôle communication, en interne pour donner au magazine une ligne éditoriale spécifique. Cela nécessite la création de textes, de rubriques thématiques et de conseils visiteurs. Ceci représente plusieurs mois de travail.

Dans ce pôle on se prépare également à la saison suivante en préparant affiches et flyers pour des événements, invitations pour des journées de rencontre des prestataires, la programmation du festival Zic sur le Zinc, l’exposition estivale, les nouveaux objets de la boutique : choix, conception et leur présentation.
Le département presse commence la rédaction de ses communiqués de presse : le communiqué général et le début de la conception des divers communiqués qui interviendront dans l’année pour présenter le territoire, ses nouveautés, ses atouts, les prestataires, etc. Un travail très important qui permettra de renforcer l’attractivité touristique de notre territoire.

Le travail se poursuit ensuite tout au long de l’année pour la sortie des agendas des animations (4 dans l’année), le suivi des animations organisées par la structure, les accueils presse, les créations graphiques, campagnes d’affichage, les choix de prestataires, shootings professionnels et plus encore.

Cette liste, loin d’être exhaustive, vous permet d’appréhender le travail au sein de ce pôle fondamental, bien qu’administratif, dans notre structure. Un pôle en constante évolution qui demande de grande capacités d’adaptation aux attentes évolutives des touristes.

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Pôle numérique : Travail de fond toute l’année !

Le pôle numérique est un axe important de communication de l’office de tourisme et en plein essor. Ce pôle gère à la fois tout les éléments relatifs au web et au numérique mais également les réseaux sociaux et divers projets en lien avec les outils numérique.

Les mission bien que récurrentes nécessitent un investissement sans relâche pour que les évolutions perdurent. Ainsi, le travail sur le référencement organique et payant est quotidien, la veille sur les sites internet de l’office de tourisme, la création d’articles et de pages (contenus, photos, intégration, gestion de la mise en ligne, programmations, …), l’optimisation des textes et pages déjà en ligne, la mise à jour des informations, l’analyse des statistiques, le développement de nouveaux axes de progression, le planning éditorial, les réunions avec le groupe de rédaction des actus, gestion de la boutique en ligne, la définition de la stratégie annuelle, etc.

La gestion du back office de nos bornes tactiles installées devant les 6 bureaux de l’office en 2019 : mises à jour, intégration de nouveaux contenus, de nouvelles brochures, analyse des statistiques permettant d’améliorer ce que l’on met à disposition des touristes dessus. Cela permet de garantir un niveau de satisfaction à l’utilisation optimal.

Nous assurons également la saisie dans la base de données départementale “Tourinfost” en interne. L’hiver lors de la consultation pour les éditions papier (magazine et carnet d’adresses), une très grosse mise à jour (durant plusieurs semaines voire plusieurs mois) des quelques 500 prestataires figurant dans cette base de donnée est lancée. Modification des informations, des photos, validation des mise à jour, etc.

Nous établissons et démarrons également la mise en place de projets pour le début d’année et prévoyons les éventuels changements d’outils numérique comme cette année pour les bornes wifi disponibles dans nos offices de tourisme.

La gestion de la photothèque en interne est l’une des missions de ce pôle, afin que les ressources soient correctement indexées pour facilement être retrouvées et transmises aux organes de presse, aux divers graphistes, lors de demandes spécifiques pour la représentativité de notre territoire.

Le second axe de ce pôle est la gestion et le développement des réseaux sociaux : En hiver comme toute l’année la veille, l’intégration et la rédaction de contenus, les études de statistiques, la rédaction de notre planning éditorial et de la stratégie web social, la participation à des réunions de travail pour améliorer nos compétences, la planification annuelle de projets sur ces réseaux, les vidéos en temps réel, les directs, …

Pôle classement  /  Taxe de séjour : Travail continu de contrôles et de vérifications d’un parc de logements dense !

Le pôle classement est une nouveauté 2019. En effet l’agrément obtenu récemment à permis de lancer les procédures de classement des meublés de tourisme en début d’année 2019. Cette activité nécessite une procédure réglementaire drastique et une implication forte car elle influe directement sur les locations des prestataires et sur leur image. Durant la période d’hiver, les demandes de classements sont plus importantes car les logements disponibles permettent d’effectuer les visites de contrôle nécessaires à l’obtention du classement en étoiles.

Parallèlement, ce pôle gère également la taxe de séjour. Cette mission s’étale sur l’année car les déclarations se font en plusieurs volets trimestriellement. Aide à la déclaration, vérifications, modifications, intégration de nouveaux hébergeurs, explication des calculs et bonnes pratiques, rendez-vous personnalisés pour épauler les prestataires, classement des justificatifs, suivi lors des cessations, etc. Autant de travail administratif nécessaire et obligatoire pour le bon suivi de paiements et des déclarations. Un travail colossal lorsque l’on sait que notre territoire compte quelques 650 hébergements touristiques qu’il faut suivre et accompagner au quotidien.

En plus de ces missions s’impose un travail de classement, archivage, suivi des procédures administratives,etc. Un pôle dont les journées sont manifestement assez remplies !

Pôle comptabilité : Travail invisible pour les touristes mais fondamental et exigeant

Le pôle comptabilité est celui où finalement tout commence : les prévisions, le budget et les futurs projets. Durant la basse saison, le budget général de la structure est bâti : Chaque pôle définit les projets qu’il souhaite mettre en place pour l’année suivante et nous en étudions la faisabilité en interne. Les différents éléments sont recueillis (devis, projets) pour établir le budget général qui sera proposé en comité de direction pour être débattu. C’est un dossier crucial qui implique un travail long et approfondi.

La fin d’année est aussi le moment du bilan, les comptes administratifs et financiers, la liquidation des régies, etc.

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Parallèlement les tâches de comptabilité et d’administration générale se poursuivent comme dans le reste de l’année : le traitement des factures et règlements,la gestion des contrats et des assurances, les contrôles de ventes et des caisses des bureaux, la collaboration au travail sur la taxe de séjour (travail conjoint),le suivi dossiers leader, …

Une large gamme de tâches toutes en rapport avec les finances et l’administration de la structure avec bien souvent des enjeux majeurs qu’il faut gérer au mieux; de quoi ne pas s’ennuyer même pendant les mois d’hiver !

Pôle qualité : Un travail de fond pour perfectionner les qualités d’accueil des touristes

Couplée à la mission d’accueil, ce travail est un travail de longue haleine. En effet ce dossier doit permettre à son issue d’obtenir la marque qualité tourisme qui permettra par la suite de faire classer l’office de tourisme. Ce pôle vise à mettre en conformité tous les bureaux et les procédures de travail au sein de ceux-ci  : modes opératoires du travail dans les bureaux, questionnaires de satisfaction, procédures internes, plans des locaux, méthodes d’accueil et de réponse, utilisation des logiciels, etc. Une mise à jour permanente est nécessaire et des vérifications récurrentes également.

Pôle développement et commercialisation : Filières et nouveaux produits pour développer notre offre

Ce pôle est axé sur 2 axes principaux : les filières et la commercialisation. Dans la branche filières où l’on développe de nouveaux outils relatifs aux loisirs en lien avec les prestataires de notre territoire, l’hiver permet de travailler sur les créations. Premières ébauches, créations cartographiques, contenus, tests en réel sur le terrain, modifications, etc. Cela permet par exemple pour créer un circuit vélo de solliciter la commission de l’EPIC, de travailler ensuite sur les décisions prises en commission et de passer en phase de test. Tout ceci durant les mois de basse saison afin de proposer le produit fini et testé durant le printemps. Vélo, randonnée, équitation, kayak, … autant de filières développées et en cours de développement dans nos services. Un travail méticuleux qui permettra de proposer des outils intuitifs et optimaux à nos touristes : fiches de randonnées, circuits vélo, … Entre terrain (randonnée, balisage, métrages, …) et bureau les projets nécessitent un large panel de compétences !

La basse saison est aussi l’occasion de se rapprocher des prestataires qui souhaitent établir des convention avec Coutances Tourisme pour la commercialisation de leurs activités et animations. Une fois conventionnées, ces activités seront gérées (réservations, vente de billets) par Coutances tourisme dans l’ensemble de nos bureaux. Quelques 50 conventions sont passées chaque année.

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Le second axe de ce pôle est la commercialisation et le développement de produits. L’hiver est le moment de développer notre offre groupes avec les prestataires du territoire : des journées thématiques proposées et qui évoluent chaque année après étude des demandes réalisées, des retours d’expérience, des statistiques. L’étude des circuits se fait durant l’hiver pour proposer des journées de visite idéales aux groupes qui sollicitent l’office de tourisme. Parallèlement, nous travaillons également sur les offres Jazz in Couette qui seront proposées durant le festival Jazz sous les Pommiers. Mise en place des dossiers prestataires, recherches des accueillants, dossiers, inscriptions, étude des disponibilités, saisie dans les logiciels de réservation. Cette année ces offres auront la possibilité d’être couplées à de la location de vélos.